Con tal de mejorar el flujo de ideas dentro de “los muros” de la empresa, los equipos de gestión están experimentando probar nuevas formas de romper barreras en la comunicación del día a día.

Para Jeanne O’Connor, directora de Recursos Humanos de Billtrust, no siempre las soluciones convencionales funcionan mejor, ella trabaja en el rubro de outsourcing de facturación para empresas. Por ejemplo, usar Open Office, la solución abierta y “gratuita” de ofimática (competidora de Microsoft Office) no siempre puede aumentar la productividad. “Poner a toda la compañía a usar un programa gratuito en la nube, es como forzar desde arriba de alguna manera la colaboración entre empleados” dice O’connor. La verdadera colaboración fluye entre los trabajadores y no en un sentido de “arriba hacia abajo” a como estamos acostumbrados.

Aquí algunos pasos que cuenta Jeanne O’connor para mejorar la comunicación interna en empresas medianas y grandes:

“No solo trabajemos juntos. Juguemos juntos”

Este enfoque consiste en fomentar el trabajo en equipo, alentando a los empleados a jugar, literalmente, fomentar la conversación en la sala de estar, salir a comer juntos, etc . Los empleados de Google pasan el tiempo jugando en el trabajo, donde el juego siempre es limpio, por ejemplo: voleybol, frisbee, videojuegos, tennis de mesa y Legos.

En Billtrust también se alienta a participar en juegos de colaboración, por ejemplo, se hacen juegos olímpicos internos de videojuegos en paralelo de los juegos olímpicos reales, empieza con la inauguración, juegan los empleados agrupados con los países participantes, recreándose con juegos como esgrima y ping pong de la consola Wii.

O’connor dice que estos juegos de grupo pueden ayudar a eliminar barreras, mejorar la comunicación entre compañeros de trabajo que tal vez no se conocían mucho. “Si vas a gastar mucho tiempo con la misma gente en un proyecto o en un proceso, es mejor que ellos se lleven bien o ayudarlos a construir una mejor relación.”

Variaciones en las políticas de correo electrónico.

Sabemos que ahora la mayoría de la comunicación interna en las empresas ocurre en forma digital en empresas medianas y grandes, y esto se ha convertido en algo fundamental en empresas que quieren fomentar el diálogo de manera fructífera. El correo electrónico es la favorita en las comunicaciones internas, sin embargo, es una de las cargas más pesadas para los empleados. Ideas como “No hay correos los días viernes” no han pasado a más, ya que las empresas se dan cuenta que no pueden dejar de comunicarse ningún día. Hay un número creciente de empleados que luchan por salir de la sobrecarga de la respuestas a correos electrónicos que según McKinsey, afecta al 28% del tiempo de la carga laboral de empresas grandes. Los equipos modernos e inteligentes de Recursos Humanos están ya replanteándose nuevas normas de comunicación digital interna. Yammer, Skype, Facebook o whatsapp están evaluándose como herramientas oficiales para la comunicación con el objetivo de aligerar la carga, la formalidad y el tiempo para la sustentación en correos electrónicos.

Teamviewer o Skype en sus formatos de video o captura de pantalla están ayudando también a evitar malentendidos que pueden surgir por el intercambio de ideas y sustentos hechos solo en textos por correo electrónico. El contacto visual que permiten estas herramientas ayudan a mostrar más matices en la comunicación, conocer mejor el tono de la conversación, mejorar la discusión y tomar mejores decisiones en la organización.

Pensar más allá de los departamentos

Colocar a jefes de productos juntos o agrupar a los vendedores en un solo espacio parece ser lógico y bien pensado por cualquier director. Pero los gestores de empresa de hoy en día están pensado en colocar a equipos de trabajo juntos, de acuerdo a los clientes a quienes sirven, más que unirlos por su función. Esto significa que una persona de servicio al cliente puede interactuar rápidamente con su colega de marketing, o con un desarrollador o programador para dar solución a un posible problema técnico. Esto se traduce en un mejor proceso de comunicación, rapidez y solidez en base a objetivos de negocio o indicadores de performance.

Billtrust considera también otras formas de trabajo que tal vez se enfocan en la labor de análisis y la concentración mental de ciertos empleados y ofrece espacios muy individuales y personales, pero que tienen junto a ellos, pequeñas áreas de trabajo compartidos, así se fomenta la socialización y la comunicación interna que en algunos casos puede ser fluctuante en el día a día de acuerdo a ciertos tipo de trabajo.

Debemos considerar también opciones como dejar carta abierta a los propios empleados para que escojan ellos la forma cómoda para tener un mejor flujo de comunicación y cumplir sus objetivos. Si los empleados pueden dirigirse a una alta dirección que pueda escucharlos para proponer sugerencias como ésta, incrementa automáticamente el valor de la cultura interna, la comunicación, la apertura y el fluir rápido de las mejores ideas en toda la empresa. Cuanto más bajo es el nivel de empleado que pueda proponer estas opciones, se percibirá una mejor organización, con empleados empoderados, dispuestos a hacer el cambio para bien, además incrementará la cohesión y la afinidad entre empleado y directivo en la organización.

¿No crees que estos pequeños consejos de Jeanne O’connor de Billtrust son una forma de mejorar la comunicaciónen tu empresa?

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Al parecer las marcas están dejando de conversar para enfocarse en el “A” del modelo AIDA de la comunicación, tal como en los 80s: Llamar la atención para ser notorios y dar ese mensaje publicitario que el público quizá nunca quiso recibir. “Hay que ser relevantes, sorprenderlos dentro de la vorágine” (dice algún gurú 2.0), pero de la vorágine de una cascada sobresaturada, de una competencia voraz de mensajes publicitarios, en la cual prácticamente todo es irrelevante.

De un momento a esta parte, los profesionales de la comunicación están concentrando su tiempo en el diseño de posts creativos que buscan la risa o ese efímero insight, o deberíamos llamar outsight, que agrega más superficialidad que profundidad a la marca. Puede que nuestros profesionales estén formados para manejar la punta cool del iceberg, mientras el público en redes va entendiendo mejor lo digital y empieza a neutralizar mentalmente esos posts publicitarios, tal cual sucede con ese correo directo que queda en el tacho de basura, o ese comercial de tv que pasa al olvido. Todo va perdiendo color, calor, humanidad y cercanía en la web social, todo se va convirtiendo en un commodity cuando se escuchan frases como “Los de marketing han pedido hacer Facebook pues, tú sabes que es easy money, solo es chamba operativa.”

Es momento que dejar a un lado la improvisación, la creatividad de corto plazo, la visión post-pauta-1000 likes, o que Facebook es la única solución a la comunicación digital. Tenemos que replantear todo, un verdadero plan de comunicación, entender el real comportamiento del público, conectarse con el offline, inmiscuirse con la estrategia, incluso darle una nueva dirección, entender el espíritu de los empleados, enseñar a los de marketing, darle más visión a ventas o capacitar a recursos humanos. Piénsalo, hazte la pregunta ¿le estoy haciendo un bien a la marca que gestiono lo que estoy haciendo hoy? Bueno, cierro la laptop y me voy a dormir.

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