Estamos en una era en que la rentabilidad es el punto de fuego de cada empresa , claro, una de las formas más fáciles de obtenerla es la reducción de costos que se puede dar fácilmente con opciones como reducir los lujos en las oficinas o hasta tener políticas de apagar luces y equipos de aire acondicionado a determinadas horas o simplemente eliminar los gastos suntuarios. Pero algunos de estos gastos dejan de verse como tales porque se perciben como inversiones importantes en la cultura corporativa tal como el gasto extra por la retención del talento o una extraordinaria gestión en la comunicación interna empresarial.
Con tal de mejorar el flujo de ideas dentro de “los muros” de la empresa, los equipos de gestión están experimentando probar nuevas formas de romper barreras en la comunicación del día a día.
Para Jeanne O’Connor, directora de Recursos Humanos de Billtrust, no siempre las soluciones convencionales funcionan mejor, ella trabaja en el rubro de outsourcing de facturación para empresas. Por ejemplo, usar Open Office, la solución abierta y “gratuita” de ofimática (competidora de Microsoft Office) no siempre puede aumentar la productividad. “Poner a toda la compañía a usar un programa gratuito en la nube, es como forzar desde arriba de alguna manera la colaboración entre empleados” dice O’connor. La verdadera colaboración fluye entre los trabajadores y no en un sentido de “arriba hacia abajo” a como estamos acostumbrados.
Aquí algunos pasos que cuenta Jeanne O’connor para mejorar la comunicación interna en empresas medianas y grandes:
“No solo trabajemos juntos. Juguemos juntos”
Este enfoque consiste en fomentar el trabajo en equipo, alentando a los empleados a jugar, literalmente, fomentar la conversación en la sala de estar, salir a comer juntos, etc . Los empleados de Google pasan el tiempo jugando en el trabajo, donde el juego siempre es limpio, por ejemplo: voleybol, frisbee, videojuegos, tennis de mesa y Legos.
En Billtrust también se alienta a participar en juegos de colaboración, por ejemplo, se hacen juegos olímpicos internos de videojuegos en paralelo de los juegos olímpicos reales, empieza con la inauguración, juegan los empleados agrupados con los países participantes, recreándose con juegos como esgrima y ping pong de la consola Wii.
O’connor dice que estos juegos de grupo pueden ayudar a eliminar barreras, mejorar la comunicación entre compañeros de trabajo que tal vez no se conocían mucho. “Si vas a gastar mucho tiempo con la misma gente en un proyecto o en un proceso, es mejor que ellos se lleven bien o ayudarlos a construir una mejor relación.”
Variaciones en las políticas de correo electrónico.
Sabemos que ahora la mayoría de la comunicación interna en las empresas ocurre en forma digital en empresas medianas y grandes, y esto se ha convertido en algo fundamental en empresas que quieren fomentar el diálogo de manera fructífera. El correo electrónico es la favorita en las comunicaciones internas, sin embargo, es una de las cargas más pesadas para los empleados. Ideas como “No hay correos los días viernes” no han pasado a más, ya que las empresas se dan cuenta que no pueden dejar de comunicarse ningún día. Hay un número creciente de empleados que luchan por salir de la sobrecarga de la respuestas a correos electrónicos que según McKinsey, afecta al 28% del tiempo de la carga laboral de empresas grandes. Los equipos modernos e inteligentes de Recursos Humanos están ya replanteándose nuevas normas de comunicación digital interna. Yammer, Skype, Facebook o whatsapp están evaluándose como herramientas oficiales para la comunicación con el objetivo de aligerar la carga, la formalidad y el tiempo para la sustentación en correos electrónicos.
Teamviewer o Skype en sus formatos de video o captura de pantalla están ayudando también a evitar malentendidos que pueden surgir por el intercambio de ideas y sustentos hechos solo en textos por correo electrónico. El contacto visual que permiten estas herramientas ayudan a mostrar más matices en la comunicación, conocer mejor el tono de la conversación, mejorar la discusión y tomar mejores decisiones en la organización.
Pensar más allá de los departamentos
Colocar a jefes de productos juntos o agrupar a los vendedores en un solo espacio parece ser lógico y bien pensado por cualquier director. Pero los gestores de empresa de hoy en día están pensado en colocar a equipos de trabajo juntos, de acuerdo a los clientes a quienes sirven, más que unirlos por su función. Esto significa que una persona de servicio al cliente puede interactuar rápidamente con su colega de marketing, o con un desarrollador o programador para dar solución a un posible problema técnico. Esto se traduce en un mejor proceso de comunicación, rapidez y solidez en base a objetivos de negocio o indicadores de performance.
Billtrust considera también otras formas de trabajo que tal vez se enfocan en la labor de análisis y la concentración mental de ciertos empleados y ofrece espacios muy individuales y personales, pero que tienen junto a ellos, pequeñas áreas de trabajo compartidos, así se fomenta la socialización y la comunicación interna que en algunos casos puede ser fluctuante en el día a día de acuerdo a ciertos tipo de trabajo.
Debemos considerar también opciones como dejar carta abierta a los propios empleados para que escojan ellos la forma cómoda para tener un mejor flujo de comunicación y cumplir sus objetivos. Si los empleados pueden dirigirse a una alta dirección que pueda escucharlos para proponer sugerencias como ésta, incrementa automáticamente el valor de la cultura interna, la comunicación, la apertura y el fluir rápido de las mejores ideas en toda la empresa. Cuanto más bajo es el nivel de empleado que pueda proponer estas opciones, se percibirá una mejor organización, con empleados empoderados, dispuestos a hacer el cambio para bien, además incrementará la cohesión y la afinidad entre empleado y directivo en la organización.
¿No crees que estos pequeños consejos de Jeanne O’connor de Billtrust son una forma de mejorar la comunicaciónen tu empresa?